Potenzial prüfen
Lohnt sich Desk-Sharing bei uns überhaupt, und wie viel Fläche würde frei?
ErgebnisBürotage, Spitzentage und Anwesenheit am Platz je Bereich, Haltung der Belegschaft
Vorlage: Desk-Sharing: vor der Einführung
Besprechen →Anwendungsfälle · Steckbrief
Desk-Sharing
Sie überlegen, Desk-Sharing einzuführen, oder haben es schon eingeführt. Offen ist, ob und wie es passt: wie viele Plätze, welche Raumarten, welche Teams zusammen, und ob die Belegschaft mitgeht.
Die Frage des EntscheidersWie viel Fläche können wir einsparen, ohne dass die Akzeptanz kippt?
Drei Einsatzwege
Wofür Sie diese Befragung nutzen.
Desk-Sharing einführen
Die Entscheidung ist gefallen. Wie viele Plätze, welche Raumarten, wer sitzt zusammen?
ErgebnisRaumarten gebraucht gegen vorhanden, Nachbarschaften aus dem Netzwerk, Must-haves und Stauraum
Vorlage: Desk-Sharing: vor der Einführung
Besprechen →Bestehendes System bewerten
Desk-Sharing läuft schon. Funktioniert es im Alltag, und wo muss nachgesteuert werden?
ErgebnisWie oft kein Platz frei ist, wo es hakt, je Bereich, was zuerst verbessert wird
Vorlage: Desk-Sharing: nach der Einführung
Besprechen →Vorgehen
In vier Wochen zur Entscheidungsgrundlage.
- Woche 1
Zielbild
Welche Flächen stehen zur Entscheidung, welcher Zeitplan gilt, welche Bereiche sind betroffen?
- Woche 2
Fragebogen und Betriebsrat
Passende Vorlage je Einsatzweg, vor oder nach der Einführung, 17 bis 22 Fragen, abgestimmt mit Ihrem Betriebsrat.
- Woche 2 bis 3
Befragung
Alle Mitarbeitenden der betroffenen Bereiche, zwei Wochen, anonym, am Handy oder am Bildschirm.
- Woche 4
Ergebnis und Workshop
Präsentation mit dem Projektteam, Platzrechnung und Maßnahmenliste im Workshop. Nach der Einführung folgt die Vorlage „nach der Einführung“ als Wirkungscheck, mit wortgleichen Kernfragen.
Ihr Aufwand: rund zwei Stunden plus ein Workshop.
Ergebnis
Das liegt am Ende auf dem Tisch.
- Platzbedarf je Bereichaus Bürotagen, Spitzentagen und Anwesenheit am Platz, gerechnet im Workshop
- Raumartenruhige Plätze, Call-Räume, Besprechung, Orte für Austausch: gebraucht gegen vorhanden
- Netzwerk der Teamswer mit wem zusammenarbeitet und räumlich zusammengehört
- Stimmung zur Einführungals Barometer, je Bereich vergleichbar
- Ausstattung und StauraumMust-haves am Platz und was sicher verstaut werden muss
- Maßnahmenlistepriorisiert, als Grundlage für die Planung
Beispieldaten zur Veranschaulichung.
So sehen die Ergebnisse aus
Wer redet mit wem, wie viel Fläche, wo klafft die Lücke?
Beispieldaten einer Organisation mit sechs Abteilungen und 180 Mitarbeitenden, die Desk-Sharing prüft. Drei typische Auswertungen.
Kommunikation: Wer redet mit wem?
Jede Person gibt an, wie oft sie mit welchen Abteilungen zusammenarbeitet. Daraus entstehen die Kommunikationswege und damit die Frage, wer im neuen Konzept nebeneinander sitzen sollte. Je Richtung ein Pfeil in der Farbe der Abteilung, die die Angabe macht, dicker und schneller bei häufigem Kontakt.
- Nachbarschaften: Vertrieb und Marketing arbeiten täglich zusammen, Produktion und Einkauf fast täglich. Sie gehören räumlich nebeneinander.
- Einseitige Wege: Die IT gibt die Zusammenarbeit mit der Produktion häufiger an als die Produktion selbst.
- Grundlage für Zonen und Belegung im Desk-Sharing.
Kreis = Abteilung (Zahl = Mitarbeitende). Pfeil in der Farbe der Abteilung, die die Angabe macht.
Linie = Durchschnitt beider Richtungen, von hell (selten) bis dunkel (täglich).
Desk-Sharing-Quote und Flächenpotenzial
Aus den Bürotagen je Abteilung ergibt sich, wie viele Arbeitsplätze wirklich gebraucht werden. Mit Puffer für Spitzentage, je Abteilung einzeln, weil eine Produktion anders arbeitet als ein Vertrieb.
128Plätze statt 180
0,71Plätze je Person
29 %Flächenpotenzial
Rechnung: Mitarbeitende × Ø Bürotage ÷ 5 × 1,15 Puffer für Spitzentage, je Abteilung aufgerundet.
Mitarbeitendebenötigte Plätze
Gap-Analyse: Arbeitsorte: heute vorhanden gegen gebraucht
Wo liegen Wunsch und Wirklichkeit am weitesten auseinander? Die Gap-Analyse legt beide Werte je Thema auf eine Linie. Die größten Lücken sind die ersten Maßnahmen.
heute gut vorhandengebraucht
Beispieldaten, Mittelwerte auf einer Skala von 1 bis 5.
Fragebogen
Diesen Fragebogen nutzen wir.
Desk-Sharing: vor und nach der Einführung · 22 und 17 Fragen, etwa 6 Minuten, ohne Freitext
Wir passen ihn an Ihre Bereiche an und stimmen ihn mit Ihrem Betriebsrat ab: Anonymität, Mindestzahl und Datenschutz sind dokumentiert.
Weitere Anwendungsfälle